Messeauftritt ohne Stress: Personalplanung, Briefing und Schichtmodelle

Der Aufbau läuft, die Technik wird getestet, die Exponate sind angeliefert – und plötzlich fällt jemandem auf, dass die Personalplanung noch in den Kinderschuhen steckt. Diese Situation kennen viele Unternehmen, die auf Messen ausstellen. Dabei entscheidet gerade das Standpersonal maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg eines Messeauftritts. Gut vorbereitete Mitarbeiter schaffen ein positives Besuchererlebnis, während übermüdete oder schlecht gebrieft Teams selbst das schönste Standesign nicht retten können.

Die gute Nachricht: Mit strukturierter Planung, klaren Briefings und durchdachten Schichtmodellen lässt sich der Messestress erheblich reduzieren. Die schlechte Nachricht: Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand und beginnen zu spät mit der Organisation. Wer jedoch frühzeitig die Weichen stellt, kann entspannt in die Messewoche starten.

Personalplanung beginnt mit der richtigen Anzahl

Wie viele Menschen werden am Stand benötigt? Diese Frage klingt simpel, führt aber oft zu Fehleinschätzungen. Zu wenig Personal bedeutet Überlastung, lange Wartezeiten für Besucher und verpasste Chancen. Zu viel Personal steht sich gegenseitig im Weg und verursacht unnötige Kosten.

Als Faustregel gilt: Pro zehn Quadratmeter Standfläche sollte mindestens eine Person eingeplant werden – und das pro Schicht, nicht für den gesamten Messetag. Ein 30 Quadratmeter großer Stand braucht also drei Personen gleichzeitig vor Ort. Bei hohem Besucheraufkommen oder komplexen Produkten kann der Bedarf schnell steigen.

Die Art der Messe spielt ebenfalls eine Rolle. Bei Fachmessen mit intensiven Beratungsgesprächen dauern Kontakte länger als bei Publikumsmessen, wo viele Besucher nur kurz vorbeischauen. Branchen mit erklärungsbedürftigen Produkten benötigen mehr Personal als solche mit selbsterklärenden Angeboten. Auch die Standarchitektur beeinflusst den Bedarf: Offene Stände mit mehreren Zugängen brauchen mehr Aufmerksamkeit als geschlossene Präsentationsflächen.

Interessanterweise lassen sich Parallelen zu anderen Event-Bereichen ziehen. Bei Hochzeitsmessen beispielsweise, wo Aussteller Brautkleider oder andere Hochzeitsdienstleistungen präsentieren, ist die Personalplanung ähnlich anspruchsvoll. Bräute nehmen sich viel Zeit für Gespräche, Anproben dauern ihre Zeit, und emotionale Kaufentscheidungen erfordern Fingerspitzengefühl. Hier zeigt sich deutlich: Gehetztes Personal verdirbt die Stimmung schneller als jeder andere Faktor.

Das Briefing: Mehr als nur eine Produktschulung

Viele Unternehmen verstehen unter Briefing eine kurze Produktpräsentation am Tag vor der Messe. Das greift zu kurz. Ein gutes Briefing schafft ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Abläufen und Erwartungen. Es vermittelt nicht nur Fakten, sondern auch die richtige Haltung.

Inhaltlich sollte ein Briefing folgende Punkte abdecken: die Messeziele des Unternehmens, die Zielgruppe und deren typische Fragen, die wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen mit Alleinstellungsmerkmalen, den Ablauf von Erstgesprächen und Qualifizierung von Leads, technische Besonderheiten am Stand und natürlich organisatorische Details wie Pausen, Verpflegung und Ansprechpartner.

Der Ton macht die Musik. Ein Briefing sollte motivieren, nicht einschüchtern. Standpersonal, das sich wertgeschätzt und gut vorbereitet fühlt, tritt selbstbewusster auf. Humor und Lockerheit helfen, die Nervosität zu nehmen. Gleichzeitig braucht es klare Regeln: Wann dürfen Mitarbeiter zum Essen gehen? Wie wird mit schwierigen Besuchern umgegangen? Was passiert bei technischen Problemen?

Praktisch bewährt haben sich mehrstufige Briefings. Einige Wochen vor der Messe gibt es schriftliche Unterlagen mit allen wichtigen Informationen. Kurz vor Messebeginn folgt ein persönliches Treffen, bei dem Fragen geklärt und Unsicherheiten ausgeräumt werden. Am ersten Messetag schließlich ein kurzes Warm-up, um alle mental auf den Tag einzustimmen.

Schichtmodelle: Balance zwischen Leistung und Erholung

Messestände sind körperlich und mental anstrengend. Stundenlanges Stehen, permanente Aufmerksamkeit, wechselnde Gesprächspartner – nach wenigen Stunden lässt die Konzentration nach. Wer trotzdem Zehn-Stunden-Schichten plant, riskiert ausgebrannte Mitarbeiter und genervte Besucher.

Bewährt haben sich Schichten von vier bis maximal sechs Stunden. In dieser Zeit können Menschen fokussiert arbeiten, ohne vollständig zu erschöpfen. Die Übergaben zwischen den Schichten sollten überlappend gestaltet sein: Die neue Schicht kommt 15 Minuten früher, bekommt wichtige Informationen von der alten Schicht und kann sich orientieren, bevor sie übernimmt.

Die zeitliche Verteilung der Schichten hängt vom Messeverlauf ab. Viele Messen haben Stoßzeiten – oft vormittags zwischen 10 und 12 Uhr sowie nachmittags zwischen 14 und 16 Uhr. In diesen Phasen sollte der Stand voll besetzt sein. In ruhigeren Zeiten kann die Besetzung reduziert werden, solange immer genug Personal für aufkommende Gespräche verfügbar ist.

Ein oft übersehener Punkt: Pausenräume und Rückzugsmöglichkeiten. Mitarbeiter brauchen Orte, wo sie kurz durchatmen, etwas trinken und ihre Füße hochlegen können. Einige Messeveranstalter bieten Ausstellerbereiche mit Sitzmöglichkeiten an. Wer darauf keinen Zugriff hat, sollte zumindest einen ruhigen Winkel am Stand einplanen oder nahegelegene Cafés als Pausenzone definieren.

Die Mischung macht’s: Feste Mitarbeiter und externe Unterstützung

Idealerweise besteht das Messeteam aus einer Mischung eigener Mitarbeiter und professionellen Messehostessen oder Promotern. Die eigenen Leute bringen Produktwissen und Unternehmenskultur mit, während externes Personal Messeerfahrung und frische Energie einbringt.

Externe Kräfte sollten nicht als Lückenfüller betrachtet werden, sondern als vollwertige Teammitglieder. Das bedeutet: Sie müssen genauso gründlich gebrieft werden wie die eigenen Mitarbeiter. Ein häufiger Fehler ist, externem Personal nur einfache Aufgaben wie Flyer verteilen oder Kaffee anbieten zuzuweisen. Gut geschulte Messeprofis können wesentlich mehr: erste Gespräche führen, Leads qualifizieren und Besucher zu den richtigen Ansprechpartnern lotsen.

Die Zusammenarbeit klappt am besten, wenn externe Kräfte fest in Schichten eingeteilt werden und nicht als Springer fungieren. So entstehen Teams, die sich aufeinander einspielen. Ein fester Ansprechpartner aus dem Unternehmen für jedes Schichtteam hilft bei Fragen und Problemen.

Kommunikation während der Messe

Selbst die beste Planung kann auf der Messe auf unvorhergesehene Situationen treffen. Ein wichtiger Kunde kündigt sich spontan an, die Technik streikt, ein Teammitglied fällt krankheitsbedingt aus. In solchen Momenten ist schnelle Kommunikation entscheidend.

Eine WhatsApp-Gruppe oder ein anderer Messenger-Dienst für das gesamte Messeteam ermöglicht schnelle Abstimmungen. Wichtig: Diese Gruppe sollte nur für dringende messebezogene Themen genutzt werden, nicht für Smalltalk oder private Nachrichten. Ein klarer Admin, meist der Messeverantwortliche, behält den Überblick und entscheidet, wann Informationen geteilt werden müssen.

Tägliche Kurzbesprechungen – morgens vor Messebeginn und abends nach Messeende – helfen, den Tag zu strukturieren und aus Erfahrungen zu lernen. Was lief gut? Welche Fragen wurden oft gestellt? Wo hakte es? Diese Reflexion ermöglicht kontinuierliche Verbesserung während der Messetage.

Von anderen Event-Formaten lernen

Die Eventbranche bietet viele Parallelen zu Messeauftritten. Bei großen privaten Feiern oder Hochzeiten etwa spielt die Personalplanung eine ähnlich wichtige Rolle. Wer sich Inspiration für gelungenes Hochzeits-Catering anschaut, findet Prinzipien, die auch auf Messen anwendbar sind: Timing, Servicequalität, professionelle Präsentation und die Balance zwischen Aufmerksamkeit und Diskretion.

Was Hochzeitsplaner schon lange wissen, gilt auch für Messestände: Der erste Eindruck zählt, aber die Beständigkeit über die gesamte Veranstaltung hinweg macht den Unterschied. Ein Stand, der am ersten Messetag glänzt, am dritten Tag aber unordentlich und schlecht besetzt wirkt, hinterlässt einen negativen Gesamteindruck.

Motivation aufrechterhalten

Mehrere Messetage am Stück sind anstrengend. Die anfängliche Aufregung weicht oft Routine und Müdigkeit. Hier hilft es, kleine Motivationsanker zu setzen. Ein gemeinsames Frühstück vor Messebeginn stärkt den Teamgeist. Kleine Erfolgserlebnisse – etwa die Vereinbarung eines wichtigen Termins oder positives Feedback von Besuchern – sollten im Team gefeiert werden.

Auch Humor hilft. Ein internes Bingo mit typischen Messesituationen („Besucher fragt nach kostenlosem Kugelschreiber”, „Mitbewerber schleicht um den Stand”) lockert die Stimmung. Oder ein Award für die kreativste Antwort auf eine absurde Frage. Solche spielerischen Elemente reduzieren Stress und schweißen zusammen.

Nachbereitung nicht vergessen

Nach der Messe ist vor der Messe. Eine strukturierte Nachbereitung hilft, bei zukünftigen Auftritten noch besser zu werden. Dazu gehört ein Feedback-Gespräch mit dem gesamten Team: Was lief gut bei der Personalplanung? Wo gab es Engpässe? Wie war das Briefing? Haben die Schichtmodelle funktioniert?

Auch externes Personal sollte in diese Nachbereitung einbezogen werden – schließlich haben diese Profis oft Erfahrungen von vielen verschiedenen Messen und können wertvolle Vergleiche ziehen. Ihre Außenperspektive deckt manchmal blinde Flecken auf, die internen Mitarbeitern nicht auffallen.

Fazit: Investition in Menschen zahlt sich aus

Messeauftritte sind teuer – Standmiete, Technik, Logistik summieren sich schnell zu fünfstelligen Beträgen. Umso wichtiger ist es, dass diese Investition durch gutes Personal zum Erfolg wird. Wer bei der Personalplanung spart oder sie stiefmütterlich behandelt, riskiert den Erfolg des gesamten Messeauftritts.

Die Zeit, die in durchdachte Personalplanung, gründliche Briefings und sinnvolle Schichtmodelle fließt, zahlt sich mehrfach aus: motivierte Mitarbeiter, zufriedene Besucher, mehr qualifizierte Leads und weniger Stress für alle Beteiligten. Und am Ende ist genau das das Ziel: ein erfolgreicher Messeauftritt, bei dem sich nicht nur die Besucher, sondern auch das eigene Team wohlfühlt.